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黑龙江省《归档文件整理规则》实验细则
第一章 总 则
第一条 为规范归档文件的整理要领 ，增强档案基础营业建设 ，提高全省档案事情标准化、规范化、信息化水平 ，更好地开发使用档案信息资源 ，凭证中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015） ，团结我省现实 ，制订本细则。
第二条 本细则适用于黑龙江省各级机关、整体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案生涯的归档文件的整理 ，其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊划定的 ，从其划定。
第二章 术语和界说
第三条 本细则所称归档文件是指立档单位在其职能运动中形成的、治理完毕、应看成为文书档案生涯的文件质料 ，包括纸质和电子文件质料。
第四条 本细则所称归档文件整理是指将归档文件以件为单位举行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括名堂转换、元数据网络、归档数据包组织、存储等） ，使之有序化的历程。
第五条 本细则所称件是归档文件的整理单位。
第六条 本细则所称档号是在归档文件整理历程中付与其的一组字符代码 ，以体现归档文件的种别和排列顺序。
第三章 整理原则
第七条 本细则划定作为文书档案生涯的归档文件整理事情要切合“简化整理、深化检索”的原则。
第八条 归档文件网络应齐全完整 ，保管限期划分应客观准确。各立档单位凭证国家档案局的相关要求 ，团结本单位职能和各部分事情现实 ，实时修订完善本单位文件质料归档规模和文书档案保管限期表 ，并报送同级档案行政治理部分审查赞成后执行。
第九条 归档文件整理应遵照文件的形成纪律 ，坚持文件之间的有机联系。
第十条 归档文件整理应区分差别价值 ，便于保管和使用。
第十一条 归档文件整理应切合文档一体化治理要求 ，便于盘算机治理或盘算机辅助治理。
第十二条 归档文件整理应包管纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四章 整理的一样平常要求
第十三条 组件（件的组织）
（一）件的组成
归档文件一样平常以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件 ，执律例则等主要文件的历次修改稿数目多的 ，可各为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；未装订、式样统一的表格 ，以一定的单位组合 ，可装订在一起为一件；简报、周报等质料一期为一件；聚会纪要、聚会纪录一样平常一次聚会为一件 ，聚会纪录一年一本的 ，一本为一件；来文与复文（讨教与批复、报告与指挥、函与复函等）一样平常自力成件。有文件处置惩罚单或发文稿纸的 ，文件处置惩罚单与收文为一件 ，发文稿纸与正本、定稿为一件。
（二）件内文件排序
归档文件排序时 ，正文在前 ，附件在后；正本在前 ，定稿在后；转发文在前 ，被转发文在后；原件在前 ，复制件在后；差别文字的文本 ，无特殊划定的 ，华文文本在前 ，少数民族文字文本在后；中文本在前 ，外文本在后。来文在前 ，复文依次排列在后。有文件处置惩罚单或发文稿纸的 ，文件处置惩罚单在前 ，收文在后；正本在前 ，发文稿纸和定稿在后。
第十四条 分类
（一）立档单位应对归档文件举行科学分类 ，统一全宗应坚持分类计划的一致性和稳固性。
（二）归档文件分类计划一样平常接纳年度—机构（问题）—保管限期、年度—保管限期—机构（问题）等要领举行三级分类。
1.按年度分类
将文件按其形成年度分类� ？缒甓纫谎匠Ｓσ晕募┓⑷掌�（即落款日期）为准。关于妄想、总结、预算、统计报表、表扬先进以及规则性文件等内容涉及差别年度的文件 ，统一按文件签发日期（即落款日期）判断文件归档年度� ？缒甓刃纬傻木刍嵛募槿胫战崮�� ？缒甓戎卫淼奈募槿氚旖崮�。当几份文件组为一件时 ，应以装订时排在最前面的文件落款时间为准 ，如正本与定稿为一件 ，以正本为准；转发文与被转发文为一件 ，以转发文为准。当形成年度无法考证时 ，年度为其归档年度 ，并在备注项加以说明。
2.按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类。统一全宗 ，机构分类法与问题分类法应选择其一适用 ，不可同时接纳。接纳机构分类的 ，应凭证文件形成或承办机构对归档文件举行分类 ，涉及多部分形成的归档文件 ，归入文件主理部分。接纳问题分类的 ，应凭证文件内容所反应的问题对归档文件举行分类 ，一样平常可分为“党群类”、“营业类”、“行政类”等 ，州不得交织。
3.按保管限期分类
将文件按划定的保管限期分类。依据本单位制订的机关文件质料归档规模和文书档案保管限期表 ，对归档文件举行分类。
（三）规模较小或公牍治理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位 ，可以接纳“年度—保管限期”的要领举行两级分类。
第十五条 排列
（一）归档文件应在分类计划的最低一级类目内 ，准时间团结事由排列。
（二）统一事由中的文件 ，按文件形成先后顺序排列。
（三）差别事由的归档文件 ，应准时间先后顺序排列。
（四）聚会文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。
（五）因故没有按划准时间移交档案部分的零星文件 ，应视差别情形举行处置惩罚� ？梢越阈俏募旁谒谀甓认煊啾鸬淖詈� ，或并入与关系密不可分的相关文件中装订成一件 ，并在备考表中加以说明。但在现实整理历程中应当阻止。
第十六条 编号
（一）归档文件应依分类计划和排列顺序编写档号。档号体例应遵照唯一性、合理性、稳固性、扩充性、简朴性原则。
（二）档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管限期-机构（问题）代码-件号。
上、下位代码之间用“-”毗连 ，统一级代码之间用“·”离隔。如黑龙江省××厅（全宗号J044）2017年度办公室类（BGS）永世保管（Y）文书档案（WS）第一件的档号为“J044-WS·2017-Y-BGS-0001”。
其中纳入国家综合档案馆进馆规模的机关、整体企事业单位和其他社会组织的全宗号由国家综合档案馆给定。未纳入或暂未纳入国家综合档案馆进馆规模单位的全宗号可暂空。
（三）档号体例要求：
1.全宗号：档案馆给立档单位体例的代号 ，用4位数字或者字母与数字的团结标识 ，凭证《档号体例规则》（DA/T 13-1994）体例。全宗号原则上由数字组成 ，也可以接纳字符+数字的方法体例 ，其中字符为全宗属性代码。如全宗号“J044” ，即体现省档案馆馆藏开国后省××厅全宗。
2.档案门类代码：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。其他门类档案 ，好比照片、录音、录像等档案 ，其门类代码划分由响应的汉语拼音首字母标识 ，为“ZP”、“LY”、“LX” ，进馆单位在执行前需和同级档案行政治理部分协商。
3.年度：年度为文件形成年度 ，以4位阿拉伯数字标注公元纪年 ，如“2017”。档案门类代码与年度之间用距离号“·”离隔。
4.保管限期：保管限期分为永世、按期30年、按期10年 ，划分以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
5.机构（问题）代码：机构（问题）代码接纳3位汉语拼音字母或2位阿拉伯数字标识 ，如办公室代码“BGS”或“01”。若是一个单位机构代码接纳汉语拼音字母有重复的 ，可以接纳2位汉语拼音字母+1位阿拉伯数字形式标识。归档文件未凭证机构（问题）分类的 ，应省略机构（问题）代码。
6.件号：件号是单件归档文件在分类计划最低一级类目内的排列顺序号 ，用4位阿拉伯数字标识 ，缺乏4位的 ，前面用“0”补足 ，如“0026”。
（四）归档文件应在首页上端居中的空缺位置加盖归档章并填写相关内容。文件首页确无盖章位置或主要文件需坚持原貌的 ，应另附空缺页 ，填写文件题名后在上端居中加盖归档章。统计报表等横式文件 ，在文件右侧居中位置加盖归档章。填写归档章项目时应使用切合档案�；ひ蟮淖旨Ｖ柿� ，如“红色”印油、耐久性好的签字笔等。电子文件可以由系统天生归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上举行标识。
（五）归档章应将档号的组成部分 ，即全宗号、年度、保管限期、件号 ，以及页数作为必备项 ，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管限期、机构（问题）凭证“第十六条 档号体例要求”体例 ，件号、页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记 ，归档章保管限期也可以使用“永世”“30年”“10年”简称标识 ，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。
第十七条 编目
（一）归档文件应依据档号顺序体例归档文件目录。编目应准确、详细 ，便于检索。
（二）归档文件应逐件编目。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
1.序号：填写归档文件顺序号。序号用阿拉伯数字填写。每册归档文件目录的序号应从“1”最先逐条体例。
2.档号：档号凭证“第十六条 档号的结构、档号体例要求”体例。
3.文号：文件的发文字号。一样平常由机关代字、年度、发文顺序号组成 ，填写时应照实缮写。文号中的年度用六角括号“〔〕”括入 ，不使用方括号“[]”或实心方括号“【】”。没有文号的 ，不必标识。
4.责任者：制发文件的组织或小我私家 ，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时应使用全称或通用简称。多机关团结发文的 ，责任者最多著录3个 ，被省略的责任者用“等”体现 ，责任者之间“；”号离隔 ，立档单位是责任者的必需著录 ，文号所代表的机关必需著录。小我私家责任者著录时应在姓名后著录职务、职称等 ，并加“（）”号。文件所属小我私家责任者为多种职务时 ，只著录与形成文件响应的职务。未署责任者的文件质料 ，只管凭证文件内容、形式等特征举行考证并著录。
5.题名：文件问题。题名由责任者、事由、文种3个部分组成。文件只有一个题名的且能反应文件内容的（正题名） ，填写时照实缮写；文件有正副题名的 ，正题名能反应文件内容的 ，副题名无需缮写；文件有并列题名的 ，并列题名与正题名一并缮写；没有问题、问题不规范 ，或者问题不可反应文件主要内容、不利便检索的 ，应所有或部分自拟问题 ，自拟内容外加方括号“[ ]” ，如“任免通知”公牍的问题通常只标注一小我私家名 ，在包括多人的人事任免通知中 ，著录时可在题名中著录至少三人 ，并在第二三人名外加方括号“[ ]” ，其余任免职员可在备注项中补全。正文与附件为一件时 ，体例题名不需要思量附件问题情形。若是文件的附件自力性较强的 ，或是正文问题不可反应附件内容时 ，附件问题可一并缮写 ，附件问题外加方括号“[ ]”。附件单独作为一件的 ，填写题名时应在附件问题前缮写正文问题 ，外加方括号“[ ]”。
6.日期：文件的形成时间（即落款时间） ，应以国际尺过活期体现法标注年月日 ，如20170909。多份文件作为一件的 ，以第一份文件的时间为准。未注明时间的文件 ，编目时应凭证文件内容加以考证并填写 ，确实无法考证的 ，其日期可以以归档年度为文件年度 ，月、日用零补足 ，如20170000。
7.密级：文件密级按文件现实标注情形填写。文件明确保密限期的 ，应同时填写保密限期。没有密级的 ，不必标识。
8.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
9.备注：注释文件需说明的情形。
（三）归档文件目录推荐由系统天生或使用电子表格举行体例。目录表格接纳A4幅面 ，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。
（四）归档文件目录除生涯电子版本外 ，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录 ，应体例封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管限期、机构（问题） ，其中全宗名称即立档单位名称 ，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年度装订成册 ，也可每年区分保管限期装订成册。
第五章 纸质归档文件的其他整理要求
第十八条 修整
（一）归档文件装订前 ，应对不切合要求的文件质料举行修整。
（二）归档文件已破损的 ，应凭证《档案修裱手艺规范》（DA/T 25-2000）予以修复；字迹模糊或易退变的 ，应予复制 ，复制件附于原件后一并归档。
（三）归档文件应凭证保管限期要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（四）关于幅面过大的文件 ，应在不影响其日后使用效果的条件下举行折叠。关于底图 ，妥善存放 ，严禁折叠。
第十九条 装订
（一）归档文件一样平常以件为单位装订。归档文件装订应牢靠、清静、轻盈 ，做到文件不损页、不倒页、不压字 ，装订后文件平整。纵向文件左侧和底边对齐 ，左侧装订；横向文件左侧和上边对齐 ，上边装订。装订应只管镌汰对归档文件自己影响 ，原装订方法切合要求的 ，应维持稳固。
（二）用于装订的质料 ，不可包括或爆发可能损害归档文件的物质 ，如易锈蚀的金属等。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订质料举行装订。
（三）应凭证归档文件保管限期确定装订方法 ，装订质料与保管限期要求相匹配。为便于治理 ，相同限期的归档文件装订方法应只管坚持一致 ，差别限期的装订方法应相对统一。
1.永世和30年保管限期的归档文件用接纳质地优良的不锈钢订书钉或棉质白线装订。页数较少的 ，使用不锈钢订书钉在文件的左侧边装订；文件较厚的 ，使用“三孔一线”装订。禁用不锈钢夹或封套装订。
2.10年保管限期的归档文件可采用不锈钢订书钉、线装或不锈钢夹、封套装订。
3.接纳订书钉装订时 ，应当确保无坏钉、漏钉、重钉 ，钉脚平伏牢靠。接纳“三孔一线”装订时 ，孔距归档文件左侧边15mm打孔 ，打孔位置应凭证归档文件现实内容边距做适当调解 ，以不压字、不脱线为准。
第二十条 编页
（一）纸质归档文件一样平常应以件为单位体例页码。
（二）页码应逐页体例 ，宜使用玄色铅笔划分标注在文件正面右上角或背面左上角的空缺位置。
（三）文件质料已印制成册并编有页码的 ，拟体例页码与文件原有页码相同的 ，可以坚持原有页码稳固。
第二十一条 装盒
将归档文件目录和归档文件按顺序装入档案盒 ，并填写档案盒盒脊及备考表项目。差别年度、机构（问题）、保管限期的归档文件不可装入统一个档案盒。
（一）档案盒
1.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的形状尺寸为310mm×220mm（长×宽） ，盒脊厚度可以凭证需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等（见附录C 图C1）。
2.档案盒应凭证摆放方法的差别 ，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管限期、起止件号、盒号等必备项 ，并可设置机构（问题）等选择项（见附录C 图C2、图C3）。其中 ，起止件号填写呵橼第一件文件和最后一件文件的件号 ，起件号填写在上格 ，止件号填写在下格；盒号即档案盒排列的顺序号 ，按进馆要求在档案盒盒脊或底边体例。在移交进馆前 ，可暂用玄色铅笔填写盒号 ，在进馆时档案馆再按进馆要求调解盒号。
3.全宗号栏内凭证同级档案馆给定的全宗号填写 ，暂未给定的可空置；保管限期栏填写以汉字全称体现 ，如“永世”“30年”“10年”；机构（问题）栏填写以汉字全称体现；年度、起止件号、盒号等栏填写以数字体现。
4.档案盒应接纳无酸纸制作。
（二）备考表
备考表置于盒内文件之后 ，项目包括盒内归档文件情形说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录D）。
1.盒内归档文件情形说明：主要包括文件网络的齐全完整水平、该盒内文件缺损、修改、增补、移出、销毁等情形 ，以及需要在备考表内特殊说明的其他内容。
2.整理人：认真整理归档文件的职员署名或签章。
3.整理日期：归档文件整理完成日期。
4.检查人：认真检查归档文件整理质量的职员署名或签章。
5.检查日期：归档文件检查完毕的日期。
第二十二条 排架
（一）归档文件整理完毕装盒后 ，上架排列要领应与本单位归档文件分类计划一致 ，排架要领应阻止频仍倒架。
（二）归档文件按“年度—机构（问题）—保管限期”分类的 ，库房排架时 ，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架 ，便于实体治理。
（三）归档文件按“年度—保管限期—机构（问题）”分类的 ，库房排架时 ，每年形成的档案按保管限期依次上架 ，便于档案移交进馆。
第六章 归档电子文件的整理要求
第二十三条 归档电子文件的整理
（一）归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目 ，应切合本细则“第四章 整理的一样平常要求”的划定。
（二）归档电子文件的名堂转换、元数据网络、归档数据包组织、存储等整理要求 ，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件归档与治理规范》（GB/T 18894）、《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）、《电子文件归档光盘手艺要求和应用规范》（DA/T 38-2008）等标准执行。
（三）归档电子文件整理 ，应使用切合《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件归档与治理规范》（GB/T 18894）等标准要求的应用系统。
第七章 附 则
第二十四条 各市（地）档案部分可凭证本细则 ，团结外地现真相形制订相关划定。
第二十五条 本细则由黑龙江省档案局认真诠释。
第二十六条 本细则自宣布之日起施行。
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